Vacature Officemanager
De Vereniging van Griffiers (VvG) zoekt een officemanager. De vereniging zet zich in voor de versterking van de positie van de griffier in het lokaal openbaar bestuur.
Officemanager
24-28 uur per week
Als officemanager ben je de spil in de ondersteuning van de directie en medewerkers van de Vereniging van Griffiers. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden van de vereniging soepel verlopen en bent een belangrijk aanspreekpunt voor bestuurders, leden, griffiers en externe relaties. In voorkomende gevallen kan je soortgelijke werkzaamheden ook voor de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden uitvoeren. Andersom ondersteunt de medewerker van de NVvR indien nodig ook de VvG. De NvvR bevindt zich op dezelfde werklocatie in Den Haag als de VvG.
Deze functie heeft drie primaire taken:
Ondersteuning van bijeenkomsten en het jaarcongres
* Je organiseert en faciliteert fysieke en online bijeenkomsten voor leden, bestuurders en stakeholders.
* Je ondersteunt bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van activiteiten en evenementen.
* Je neem deel aan de congrescommissie en ondersteunt bij de organisatie van het jaarlijkse congres.
* Je coördineert praktische en administratieve werkzaamheden rondom bijeenkomsten, trainingen en congressen.
* Je onderhoudt contact met locaties, leveranciers, sprekers en deelnemers.
Secretariële en administratieve ondersteuning
* Je ondersteunt de directeur bij het plannen, organiseren en coördineren van dagelijkse werkzaamheden en beheert daarbij de agenda, correspondentie en informatievoorziening.
* Je bereidt vergaderingen en bestuurlijke overleggen voor, verzorgt de verslaglegging en bewaakt de opvolging van besluiten en actiepunten.
* Je bent het eerste aanspreekpunt voor bestuurders, leden, collega’s en externe relaties en zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst.
* Je beheert contracten, archieven, werkdossiers en administratieve processen en draagt bij aan een efficiënte en overzichtelijke organisatie. Tevens ben je achtervang voor de ledenadministratie
* Je verzamelt, verwerkt en ordent informatie en stelt zelfstandig conceptcorrespondentie, overzichten en andere ondersteunende documenten op.
Mail- en agendabeheer
* Je beheert de agenda van de directeur.
* Je stemt de afspraken af met bestuurders, leden, partners en andere externe relaties.
* Je beheert de algemene mailboxen van beide verenigingen.
* Je beantwoordt vragen of zet de berichten door naar de juiste collega.
* Je signaleert urgente zaken en bewaakt een efficiënte planning.
Wie ben jij?
Je bent een georganiseerde en proactieve professional die energie krijgt van plannen, regelen en ontzorgen. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving waarin je schakelt tussen bestuurders, leden, collega’s en externe partners. Je kan goed samenwerken en bent klant- en servicegericht.
Je beschikt over:
* MBO+ werk- en denkniveau en ervaring in een secretariële of vergelijkbare functie.
* Kennis van administratieve processen en digitale systemen.
* Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
* Ervaring met zakelijke correspondentie, verslaglegging en agendabeheer.
* Vaardigheid in het verzamelen, ordenen en verwerken van informatie.
* Goede organisatorische vaardigheden en gevoel voor prioriteiten.
* Een dienstverlenende, representatieve en professionele houding.
* Affiniteit met het lokaal openbaar bestuur en de rol van griffiers en raadsleden.
Wie zijn wij?
De Vereniging van Griffiers is de beroepsorganisatie van alle griffiers in het openbaar bestuur in Nederland. Het belangrijkste doel van de VvG is het bevorderen van de kwaliteit van het openbaar bestuur. De vereniging draagt hieraan bij door het organiseren van congressen en studiebijeenkomsten, het ontwikkelen van opleidingsinstrumenten, het (laten) opstellen van adviezen en onderzoeken en het actief inzetten van digitale media, alles gericht op het vergroten van kennis en kunde van griffiers.
Wat bieden wij?
We bieden je een afwisselende functie binnen een betrokken en kleinschalige organisatie die ertoe doet in het openbaar bestuur. Je werkt hybride: gemiddeld twee dagen per week op ons kantoor in Den Haag en deels vanuit huis. De aanstelling is in eerste instantie voor één jaar, met de intentie om daarna voort te zetten. De schaalindicatie is schaal 8 (CAO Rijk), met een salarisindicatie van € 3.246,- – € 4.340,- bruto per maand op fulltime basis, plus 16,37% Individueel Keuzebudget (IKB).
Nieuwsgierig of meteen solliciteren?
Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie, bestaande uit een motivatiebrief en CV, uiterlijk vrijdag 3 juli. Je kunt deze sturen naar Rochelle van Abeelen, HR-adviseur GradusGroep, rochellevanabeelen@gradusgroep.nl Voor nadere informatie kun je contact op nemen met Hester den Oudsten, directeur VvG, via hester.denoudsten@griffiers.nl of 06-10896571. De sollicitatiegesprekken staan gepland op woensdag 8 juli 2026.
De nieuwe medewerker treedt formeel in dienst bij GradusGroep BV, die werkgever is voor de vereniging.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
